Backup dei dati: cos’è e quali alternative ci sono?

Ogni giorno abbiamo a che fare con moltissime informazioni in formato digitale, che modifichiamo e immagazziniamo, sia nel lavoro che nella vita privata. Per le aziende, si tratta di un patrimonio sempre più importante, che dev’essere tutelato da qualunque imprevisto, errore o tentativo di sottrazione. Ecco perché bisogna ricorrere a soluzioni di backup dei dati, che garantiscano la messa in sicurezza e l’accessibilità dei nostri archivi.

Vediamo insieme di cosa si tratta, quali sono le alternative disponibili e le caratteristiche di ognuna.

Cos’è il backup dei dati e perché è così importante?

In informatica, il termine backup indica una copia dei tuoi documenti digitali, che realizzi allo scopo di conservarla in un luogo diverso da quello dei file originali. In questo modo, infatti, se il dispositivo che utilizzi ogni giorno – come un computer, un tablet o lo smartphone – dovesse subire un danno, un attacco informatico, oppure dovesse essere rubato, avresti comunque la possibilità di recuperare i tuoi dati.

La sicurezza informatica, infatti, è una priorità per ognuno di noi e lo è ancora di più per le aziende. Oggi si produce e raccoglie una grande quantità di informazioni digitalizzate, che riguardano i dipendenti, i clienti e i sistemi utilizzati in ogni luogo di lavoro. Perdere queste informazioni può avere delle conseguenze molto gravi: ecco perché devi occuparti del backup.

Perdere i dati può avere un costo molto alto per un’azienda

La perdita dei dati può avere un impatto drammatico sulla salute finanziaria di un’azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni. Il recupero non è sempre possibile, e ad ogni modo sono necessari tempo e denaro, dal momento che bisogna coinvolgere il team IT e a volte chiedere degli interventi esterni. Ciò influisce anche sulla produttività, sulle tempistiche di tutto il lavoro dell’azienda e sulla reputazione. Perdere dati sensibili, inoltre, compromette la sicurezza e la privacy dei clienti, con un impatto ancora più grave sul business. Secondo uno studio IBM condotto su aziende statunitensi, il costo medio di una violazione dei dati è di 8,6 milioni di dollari: molte realtà non riescono a risollevarsi, dopo un evento simile.

A quali rischi sono esposti i dati aziendali?

Perdere i file, purtroppo, accade più spesso di quanto crediamo, anche quando prendiamo precauzioni. La criminalità informatica non è l’unico rischio al quale andiamo incontro: il problema più grande, infatti, resta ancora l’errore umano, che rappresenta circa l’88% dei casi, secondo una ricerca della Stanford University.

Ma cosa può succedere, in concreto?

• Prima di tutto, i file che contengono i tuoi dati possono essere eliminati in maniera accidentale;
• software o plug-in non compatibili possono causare degli errori di sistema, con una conseguente perdita di informazioni, perché i dati diventano illeggibili anche dai programmi;
• la scelta di password deboli, che non vengono cambiate con la giusta frequenza è un rischio significativo per l’azienda, che è più esposta ad attacchi informatici;
• oggi, inoltre, la modalità di lavoro da remoto rende ancora meno sicura la gestione delle informazioni, poiché a volte si lavora da un computer condiviso, con il pericolo di accessi non autorizzati e una protezione inadeguata per quanto riguarda la tecnologia di rete del consumatore;

ricorda, infine, che i dati possono essere anche sottratti volontariamente, sia da chi è interno all’azienda che da un soggetto esterno, per esempio attraverso il phishing o tramite un virus.

Quali alternative ci sono per il backup dei dati?

Per evitare di perdere informazioni preziose, prima di tutto dovresti adottare alcune misure di sicurezza, provvedendo anche alla formazione di tutto il personale. L’eventualità di un attacco, di un errore o di un guasto, però, non va mai esclusa: è importantissimo, quindi, avere anche una soluzione nel caso dovesse verificarsi questo evento spiacevole. Devi predisporre un sistema di backup delle informazioni che ti metta al riparo dalle conseguenze e ti permetta di recuperare i dati, in qualunque situazione.

Le soluzioni a tua disposizione sono le seguenti.

Backup su supporti rimovibili

Un supporto rimovibile può essere facilmente trasportato e conservato nel luogo che preferisci. È uno spazio di archiviazione piccolo, in cui rientrano tutti quei dispositivi portatili che in genere utilizziamo per trasferire file da computer e laptop. Parliamo quindi dei CD, dei DVD e delle unità flash USB.

Backup su dischi rigidi esterni

L’archiviazione su un disco rigido esterno, collegato al computer tramite cavi o in modalità wireless, segue lo stesso principio di CD, DVD e pen drive, ma assicura più spazio per i tuoi dati.

Backup su NAS

Il NAS (Network-attached Storage) è un server dedicato esclusivamente all’archiviazione di file e dati, che si collega alla rete locale ed è accessibile tramite browser o app mobile. È una soluzione ideale per aziende di piccole dimensioni, che consente di memorizzare in modo sicuro le informazioni poiché in genere contengono due o più hard disk, quindi diverse copie degli stessi dati. Tuttavia, nel caso di compromissione o di errore umano, non è possibile recuperare i dati archiviati.

Cloud backup

Tra le soluzioni per l’archiviazione dei dati c’è anche quella su cloud, che consiste nel trasferire e conservare le informazioni in un hardware che si trova lontano dai tuoi computer e dalla tua azienda. L’accesso avviene in modalità remota, da qualunque dispositivo collegato a Internet.

Questa soluzione assicura la massima accessibilità, oltre a garantirti spazi di archiviazione commisurati alle tue esigenze. Con il backup in cloud, infatti, potrai scegliere tra sistemi che vanno da pochi giga ad altri su misura per le aziende, scalabili e flessibili.

Organizzare le operazioni di backup dei dati in azienda

A seconda delle esigenze e della dimensione dell’azienda, puoi optare per una di queste soluzioni. Per tenere al sicuro le informazioni, però, devi predisporre anche un piano per il backup, che organizzi e ottimizzi le operazioni. Devi assicurarti, infatti, che i processi avvengano senza interruzioni e che si concludano con successo.

Un altro aspetto da tenere sotto controllo è la disponibilità di spazio per l’archiviazione, sia su sistemi fisici che su quelli in cloud. Infine, puoi effettuare un test di ripristino (che va eseguito con cadenza periodica) per avere la certezza che tutti i file e i documenti siano accessibili e possano essere recuperati, in caso di smarrimento della copia originale.

Attraverso dei protocolli per limitare il rischio di errore umano, attacchi informatici e malfunzionamenti, e l’implementazione di una corretta procedura di backup dei dati, la tua azienda aumenterà il livello di sicurezza e di affidabilità, con benefici che ricadranno anche sulla produzione e sul rapporto con i clienti.

Se hai dei dubbi su quale sia la soluzione migliore per te, contattaci per richiedere una consulenza. In Gruppo Galagant saremo felici di trovare insieme l’alternativa migliore e aiutarti a lavorare meglio.