Come scegliere un ERP per la tua impresa: tutto ciò che devi sapere

Un sistema modulare, agile e versatile, che ti permette di gestire in maniera integrata una serie di processi necessari al tuo business: si tratta dell’ERP, un software di pianificazione delle risorse aziendali grazie al quale potrai ottimizzare tempi e costi.

Queste piattaforme componibili si adattano con facilità alle esigenze di piccole, medie e grandi imprese, andando incontro alla necessità di essere più efficienti, garantendo allo stesso tempo la massima sicurezza dei dati.

Non tutti i programmi gestionali sono uguali e ci sono alcune cose utili da sapere a riguardo. Ecco allora un po’ di consigli su come scegliere l’ERP per la tua azienda.

Quali sono i vantaggi dell’ERP in azienda?

L’obiettivo finale di un gestionale ERP è raggiungere il massimo livelli di efficienza e competitività possibile. Adottarlo vuol dire fare un grosso passo avanti, perché ottimizzerai la gestione di tutti processi interni, ma potrai anche comunicare e interagire in tempo reale con fornitori, clienti, filiali e altri attori esterni. L’impatto di questi software sull’azienda, quindi, non è assolutamente da sottovalutare.

Ecco quali sono alcuni dei principali vantaggi:

  • avrai a disposizione report con informazioni sempre aggiornate, con i quali potrai individuare facilmente i cambiamenti e le migliorie da apportare;
  • ridurrai i costi operativi, attraverso processi di business semplificati;
  • gli utenti potranno collaborare in modo più semplice ed efficace per condividere tra loro i dati;
  • avrai a disposizione un’infrastruttura omogenea per tutti i processi, con interfacce di identico aspetto per le diverse attività;
  • ridurrai i rischi, grazie a una maggiore tutela dei dati e a controlli finanziari;
  • avrai costi operativi e di gestione minori.

Come scegliere un sistema ERP per l’azienda: alcuni consigli utili

Scegliere il sistema ERP per la tua azienda può essere complicato e stressante, perché la decisione che prenderai influenzerà la produttività. Il primo consiglio è di prenderti il tempo necessario e, magari, coinvolgere anche altre persone che possono aiutarti a fare una valutazione oggettiva delle esigenze aziendali, dei punti deboli e di quelli di forza dell’attuale sistema di gestione. A seconda delle dimensioni del tuo business, potresti addirittura mettere su un piccolo team che si occuperà di guidare la scelta.

Criteri di selezione per un sistema ERP

Ogni realtà può dare maggiore o minore importanza ad alcuni elementi, nella scelta dell’ERP, che dev’essere un programma quanto più funzionale possibile. Per avere un quadro chiaro di ciò che ti occorre, il gruppo di lavoro (o chi si occupa di questa decisione) dovrà indagare molteplici aspetti, che riguardano sia l’azienda che i software a disposizione per la valutazione, come per esempio:

  • i requisiti aziendali in ambito finanziario, di analisi dati, user experience, automazione e accessibilità;
  • i requisiti funzionali del programma e la possibilità di integrazione con i sistemi esistenti;
  • il tipo di tecnologia e la scalabilità futura;
  • le opportunità di personalizzazione del software.

On-premise o in cloud: quali sono le differenze?

Scegliere il sistema ERP migliore per la tua azienda vuol dire dover decidere anche il modello di distribuzione, che può essere on-premise oppure in cloud. Tra i due esistono alcune differenze tecnologiche e funzionali, che abbiamo riportato in tabella per guidarti nella scelta e aiutarti a capire quale soluzione corrisponde meglio alle esigenze della tua azienda:

 

ERP on-premise

ERP in cloud
L’utilizzo avviene tramite l’acquisto di licenze e il cliente può fruire del software per tutta la durata temporale prevista dalla licenza stessa. L’utilizzo avviene tramite abbonamento, che in genere si paga mensilmente o annualmente.
La licenza normalmente non include la manutenzione dell’hardware. Nel caso di mexal include qualsiasi aggiornamento normativo e tecnico. Nell’abbonamento sono incluse le spese di manutenzione e aggiornamento.
In caso di prima installazione, bisogna affrontare il costo del server. Questo può essere però affrontato con soluzioni di noleggio operativo, annullando l’esborso iniziale. Non c’è un costo iniziale relativo al server, perché non va acquistato dall’azienda, questo viene pagato nel canone mensile o annuale.
Le informazioni sono su server locali: l’azienda, che ne ha il pieno controllo, deve assicurare che siano accessibili. È sempre possibile però lavorare anche in assenza di connessione internet Le informazioni sono su server esterni e sono sempre accessibili, con una connessione Internet
L’azienda deve garantire che siano messe in pratica tutte le azioni necessarie perché le informazioni siano al sicuro e la privacy tutelata. Partner come Gruppo Galagant si occupano di queste necessità per te I provider si adoperano per garantire standard di sicurezza elevati, in modo da tutelare le informazioni e la privacy dei clienti
L’azienda può acquistare nuove licenze e aumentare il numero degli utenti del software, le nuove versioni di erp on premises permettono di scalare il sistema anche con licensing tradizionale In qualunque momento, il cliente può intervenire sul numero di utenti e sulle dimensioni del sistema utilizzato, adattandolo alle esigenze aziendali

Mexal, il software ERP perfetto per le PMI

Se sei arrivato alla fine di questo articolo, ti sarai fatto un’idea ben precisa sui sistemi ERP per le aziende. Sceglierlo è complesso perché non esiste il programma perfetto, ma soltanto quello che risponde meglio alle necessità di un certo business. Deve essere flessibile e versatile, ma soprattutto offrire una soluzione concreta ai tuoi bisogni e aiutarti a migliorare i processi di produzione.

Pensando alle esigenze di un segmento specifico, le piccole e medie imprese, la nostra azienda partner Passepartout ha sviluppato un ERP dall’interfaccia semplice e di facile implementazione: Mexal. Le sue funzioni base includono la gestione del magazzino, della contabilità, dell’archiviazione dei documenti, la reportistica aziendale, l’analisi dati, il monitoraggio della formazione e l’import automatico di dati anagrafici. Potrai inoltre dare l’accesso al tuo commercialista, che troverà la documentazione di cui ha bisogno in pochi passaggi veloci e sicuri.

Mexal può essere personalizzato per adattarsi ancora meglio alle caratteristiche della tua realtà e ha come servizio aggiuntivo anche la fatturazione elettronica. È disponibile sia in versione cloud che on-premise: Passepartout, che ha all’attivo più di 25 mila installazioni, lo mantiene costantemente aggiornato, sia dal punto funzionale che da quello normativo. Per saperne di più e scoprire tutti i vantaggi di questo ERP per i diversi settori, richiedi una consulenza gratuita a Gruppo Galagant: risponderemo a tutte le tue domande, con la competenza e la professionalità che ci contraddistinguono.