Sistema ERP: che cos’è e come funziona questo software?

Per integrare e gestire alcune funzioni nelle attività quotidiane, molte aziende si affidano a un sistema ERP, un tipo di software che mette insieme una serie di processi di business e consente lo scambio di dati. Parliamo di contabilità, gestione del rischio, compliance, project management e molto altro.

Forse stai valutando anche tu di sceglierne uno per il tuo business e vorresti saperne di più, sapere come funziona e quali sono i suoi vantaggi. Beh, sei nel posto giusto: in questo articolo approfondiremo l’argomento per offrirti una panoramica generale sui sistemi ERP, che oggi rappresentano un tassello molto importante dell’infrastruttura IT aziendale.

Sistema ERP: che cos’è?

ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning (pianificazione delle risorse aziendali). Proprio come dice il nome, questo tipo di software è progettato per gestire e integrare in un unico sistema numerose funzioni dei processi aziendali principali: finanza, risorse umane, supply chain, gestione dell’inventario e molto altro. Se stai pensando ai classici gestionali, sei sulla strada giusta: gli ERP, infatti, si possono considerare un’evoluzione di quei programmi.

I sistemi ERP raccolgono i dati, che provengono da workflow diversi, all’interno di un unico database centralizzato, aggiornato in tempo reale. L’architettura degli ERP è client-server e tutti gli utenti possono contribuire all’inserimento, facendo confluire al server le informazioni, tramite la rete.

Gestionali tradizionali VS. ERP: quali differenze?

I sistemi gestionali tradizionali presentano delle differenze rispetto alla loro evoluzione, gli ERP. I primi, infatti, sono programmi che ti permettono di raccogliere informazioni da differenti aree dell’azienda: i dati che arrivano dalla produzione, dall’amministrazione e dal reparto commerciale passano così attraverso un unico software, vengono raccolti e organizzati.

L’ERP, invece, mette in connessione tra loro tutti i processi aziendali, li integra ed elabora i dati, permettendoti di avere un totale controllo sui flussi, di cui è parte integrante. Un sistema più complesso, da cui non resta fuori nulla, che può essere configurato su misura e che propone anche le azioni da intraprendere, sulla base dello storico raccolto e analizzato.

I componenti chiave di un sistema ERP

Ogni sistema ERP è costituito da componenti che si chiamano moduli e controllano ognuno un diverso processo. Tra questi, ce ne sono alcuni che vengono implementati per primi poiché riguardano le attività di base più comuni e importanti in ogni azienda: il modulo finanziario e il modulo HCM, da human capital management, ovvero gestione del capitale umano. Anche i CRM (customer relationship management) sono piuttosto comuni.

Quando sono nati i sistemi ERP?

Come spesso accade, quando si tratta di tecnologie informatiche, anche la storia dell’ERP è molto più risalente di quanto potremmo credere. Il modello su cui si basano questi software, infatti, ha addirittura un centinaio di anni: si tratta dell’EOQ (Economic Order Quantity) sviluppato nel 1913 dall’ingegnere Ford Whitman Harris. Il sistema, basato su carta, naturalmente, serviva a pianificare la produzione ed è stato per decenni un punto di riferimento per l’industria. Nel 1964, alla Black and Decker, arrivò la svolta, con una soluzione MRP (Material Requirements Planning, pianificazione dei fabbisogni di materiali), in cui il concetto di EOQ era affiancato dall’uso del computer mainframe.

Nel 1983 fece la sua comparsa MRP II, che integrava in un sistema comune una serie di attività come acquisti, distinte di materiali, pianificazione e gestione dei contratti, oltre a dare la possibilità di condividere e integrare i dati aziendali attraverso il software. In questo modo, l’azienda pianificare la produzione, ridurre gli sprechi e gestire l’inventario, diventando più efficiente.

Il nome ERP risale al 1990, quando le soluzioni sul mercato avevano già raggiunto un livello più elevato. L’impiego di questi sistemi si diffuse sempre più nel corso degli anni, e in parallelo furono sviluppate altre tecnologie che hanno portato alle soluzioni in cloud (AGGIUNGERE LINK ARTICOLO) che abbiamo oggi.

Sistemi ERP: i modelli di distribuzione on-premise e in cloud

Grazie ai software ERP, come abbiamo visto, le aziende possono snellire una serie di procedure e ottimizzare la produzione, raggiungendo risultati migliori. Entriamo più nel dettaglio per capire quali tipi di soluzione ci sono oggi e qual è la migliore. I sistemi ERP possono essere on-premise oppure in cloud.

Il primo modello di distribuzione è quello tradizionale, in cui risorse e infrastrutture IT appartengono al cliente finale. Questo permette una grande velocità di accesso agli applicativi e il funzionamento anche in caso di assenza di connessione a Internet. Inoltre sia ha la garanzia di avere i dati in azienda e, di conseguenza, mantenere un controllo più puntuale.

Nella versione in cloud, invece, il modello di distribuzione è il SaaS (software-as-a-service): un fornitore permette l’accesso all’ERP dietro il pagamento di una sottoscrizione (che può essere mensile, semestrale, annuale), gestisce e aggiorna il programma. Il cliente lo utilizza tramite una connessione Internet, da qualunque dispositivo, anche al di fuori dell’azienda, poiché il programma si trova in un data center.

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